Audit de la désignation et du classement des documents techniques : Norme IEC 81355-1, désignation des documents
Une vue argumentée de la désignation et le classement de l'information et des documents techniques dans votre bureau d'études, présentable à votre direction ou à un donneur d'ordre.
En bref
- Résultat
- Une vue argumentée de la désignation et le classement de l'information et des documents techniques dans votre bureau d'études, présentable à votre direction ou à un donneur d'ordre.
- Idéal pour
- Responsable de bureau d'études, responsable méthodes et industrialisation ou technicien de bureau d'études qui veut des règles de désignation communes.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit sur la désignation et le classement de l'information et des documents techniques à partir d'un échantillon réel, avec constats rattachés aux pièces examinées et plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Un échantillon représentatif de schémas, listes de câbles, nomenclatures et dossiers d'installation, les règles internes existantes et deux ou trois entretiens avec les rédacteurs et les utilisateurs.
- Durée et charge
- 4 à 8 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation, cas construit, chiffres indicatifs
Retrouver un schéma dans un dossier d'installation. Un bureau d'études ne retrouve pas toujours la bonne révision d'un schéma dans ses dossiers d'installation, sur la norme IEC 81355-1. L'audit relit trente documents, relève des désignations différentes selon les projets, et propose des règles communes que la direction technique valide.
Nous auditons la désignation et le classement de l'information et des documents techniques à partir d'un échantillon réel de schémas, listes de câbles, nomenclatures et dossiers d'installation : comment ils sont produits, nommés, révisés, relus et diffusés, comment les rôles de rédaction, de relecture et de validation sont tenus, et ce que les utilisateurs retrouvent ou non. Les constats sont rapprochés de la norme IEC 81355-1 que vous avez retenue, sans prétendre à une évaluation de conformité : une norme volontaire ne s'applique que si un contrat ou une décision interne y renvoie.
Le rapport distingue ce qui est établi sur pièces de ce qui est déclaré en entretien, hiérarchise les écarts et propose un plan d'actions présenté aux responsables qualité concernés. Il ne délivre aucune attestation de conformité à la norme.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Norme IEC 81355-1, désignation des documents, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.
- Rapport d'audit rattaché à l'échantillon de schémas, listes de câbles, nomenclatures et dossiers d'installation examiné
- Relevé des écarts sur le nommage, la révision et la diffusion, classés par priorité
- Plan d'actions présenté à la direction du bureau d'études et à la qualité
Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : responsable de bureau d'études, responsable méthodes et industrialisation ou technicien de bureau d'études qui veut des règles de désignation communes. Prérequis de votre côté : un échantillon représentatif de schémas, listes de câbles, nomenclatures et dossiers d'installation, les règles internes existantes et deux ou trois entretiens avec les rédacteurs et les utilisateurs.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Retrouver un schéma dans un dossier d'installation
Un bureau d'études ne retrouve pas toujours la bonne révision d'un schéma dans ses dossiers d'installation, sur la norme IEC 81355-1. L'audit relit trente documents, relève des désignations différentes selon les projets, et propose des règles communes que la direction technique valide.
Deux prestataires, deux façons de nommer
Deux prestataires remettent leurs schémas avec des règles de désignation différentes, sur la norme IEC 81355-1. L'audit compare les deux jeux de documents et propose une règle commune à inscrire dans le prochain cahier des charges, que le chef de projet soumet ensuite aux deux prestataires.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 4 à 8 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Norme IEC 81355-1, désignation des documents dans l'industrie électrique ou électronique, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, audit client, vérification réglementaire ou revue de conception, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Norme IEC 81355-1, désignation des documents, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre donneur d'ordre. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus la vérification d'un organisme accrédité ni l'audit d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
L'assistance technique d'Optédif est-elle un prêt de personnel ?
Non, c'est une mission de prestation de services, définie par un lot de livrables, une échéance et une recette, au forfait ou en récurrent lorsque le lot revient régulièrement. Sur le thème Norme IEC 81355-1, désignation des documents, le devis décrit ce que nous livrons, à quelle date et selon quels critères vous acceptez chaque livrable. Nos intervenants travaillent sous la responsabilité et l'encadrement d'Optédif, qui reste votre interlocuteur et rend compte à chaque échéance : nous ne dirigeons pas vos équipes et vous ne dirigez pas les nôtres. Vos données de conception restent confidentielles, un accord de confidentialité est signé avant le démarrage, et la propriété intellectuelle des livrables est fixée par contrat.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
Les autres types de prestation sur le thème Norme IEC 81355-1, désignation des documents
- Conseil en organisation de la désignation et du classement des documents : Norme IEC 81355-1, désignation des documents
- Règles de désignation, structure de classement et table de correspondance : Norme IEC 81355-1, désignation des documents
- Accompagnement par séances et revues d'un responsable de la documentation technique : Norme IEC 81355-1, désignation des documents
- Désignation et classement d'un lot de documents en assistance technique : Norme IEC 81355-1, désignation des documents
- Créer des désignations documentaires avec l'IEC 81355-1