Audit de la relation avec les prestataires d'ingénierie (Gestion des prestataires)
Une vue argumentée de la maîtrise de vos sous-traitants et fournisseurs d'études, présentable à votre direction ou à un donneur d'ordre.
En bref
- Résultat
- Une vue argumentée de la maîtrise de vos sous-traitants et fournisseurs d'études, présentable à votre direction ou à un donneur d'ordre.
- Idéal pour
- Acheteur technique, responsable de bureau d'études ou chef de projet qui confie des lots d'études à des prestataires.
- Ce que vous obtenez
- Rapport d'audit sur la façon dont les prestataires sont consultés, cadrés, suivis et leurs livrables recettés, avec plan d'actions priorisé.
- Prérequis de votre côté
- Accès à deux ou trois contrats et dossiers de prestation : cahiers des charges, comptes rendus de revue, procès-verbaux de recette.
- Durée et charge
- 4 à 8 jours
- Format
- Forfait
Exemple de situation, cas construit, chiffres indicatifs
Des exigences qui ne descendent pas jusqu'au prestataire. Un client reproche à un fabricant une exigence non reprise par son prestataire d'études, sur le thème Gestion des prestataires. L'audit relit trois dossiers, constate que le cahier des charges ne reprend pas les exigences du donneur d'ordre, et propose un circuit de transmission et de vérification.
Nous auditons sur le thème Gestion des prestataires la façon dont vous confiez un lot d'études ou de fournitures à un prestataire, à partir de dossiers réels : rédaction du cahier des charges, consultation et choix, contrat, transmission des exigences du donneur d'ordre au rang suivant, suivi des échéances, recette des livrables, retour d'expérience.
Le rapport distingue ce qui est établi sur pièces de ce qui est déclaré en entretien, relève les écarts, notamment sur la transmission des exigences, la propriété intellectuelle des livrables et la confidentialité, puis propose un plan d'actions. Il ne vaut pas avis juridique : les clauses de vos contrats relèvent de votre juriste.
Déroulé de la prestation
Cadrage
Nous fixons avec vous le périmètre, le référentiel applicable et les interlocuteurs, et nous convenons des règles de confidentialité et d'accès au site.
Lecture documentaire
Nous lisons les procédures, enregistrements et comptes rendus relatifs au thème Gestion des prestataires, avant toute rencontre, pour arriver sur le terrain avec des questions précises.
Entretiens et observation
Nous rencontrons les responsables et les intervenants, et nous observons les pratiques sur le terrain lorsque l'accès est possible.
Analyse des écarts
Chaque constat est rattaché à une exigence identifiée, classé par gravité et par urgence, et associé à une action corrective, un responsable et un délai.
Restitution
Nous présentons le rapport à votre direction, répondons aux objections et, si vous le souhaitez, préparons avec vous le plan d'actions.
Livrables, format et conditions
Au terme de la prestation, vous disposez des éléments suivants, rédigés pour être présentés à votre direction, à votre donneur d'ordre ou à l'autorité.
- Rapport d'audit rattaché aux dossiers de prestation examinés
- Cartographie des écarts sur la transmission des exigences, le suivi et la recette, classés par priorité
- Plan d'actions présenté à la direction technique et aux achats
Format et charge : forfait, 4 à 8 jours. Idéal pour : acheteur technique, responsable de bureau d'études ou chef de projet qui confie des lots d'études à des prestataires. Prérequis de votre côté : accès à deux ou trois contrats et dossiers de prestation : cahiers des charges, comptes rendus de revue, procès-verbaux de recette.
Exemples d'usage
Deux situations d'exemple dans lesquelles cette prestation a du sens. Ce sont des exemples construits à partir de situations courantes du secteur, pas des références clients ; les chiffres sont indicatifs et dépendent du site et du périmètre.
Des exigences qui ne descendent pas jusqu'au prestataire
Un client reproche à un fabricant une exigence non reprise par son prestataire d'études, sur le thème Gestion des prestataires. L'audit relit trois dossiers, constate que le cahier des charges ne reprend pas les exigences du donneur d'ordre, et propose un circuit de transmission et de vérification.
Comparer le suivi de quatre prestataires
Une société d'ingénierie suit ses quatre prestataires d'études de façon différente sur le thème Gestion des prestataires. L'audit compare leurs comptes rendus, leurs jalons et leurs recettes, puis propose un cadre de suivi commun que la direction essaie sur deux d'entre eux.
Questions fréquentes sur cette prestation
Combien de temps dure l'audit et qui le réalise ?
La charge indicative est de 4 à 8 jours, format forfait, répartie entre la lecture documentaire, les entretiens, l'observation sur site et la rédaction. L'auditeur est un praticien du thème Gestion des prestataires dans l'industrie électrique ou électronique, indépendant de vos équipes, qui signe les engagements de confidentialité demandés. Nous fixons le calendrier avec vous pour que la restitution précède votre échéance, audit client, vérification réglementaire ou revue de conception, d'au moins quelques semaines, afin de laisser le temps de traiter les écarts les plus importants.
Quelle différence avec une formation sur ce thème ?
La formation transmet des compétences ; l'audit vous dit où vous en êtes. Sur le thème Gestion des prestataires, l'audit produit un rapport étayé, avec des constats rattachés à des exigences identifiées et un plan d'actions chiffré, présentable à votre donneur d'ordre. Il met souvent en évidence des besoins de formation, que nous pouvons ensuite couvrir, mais il ne remplace pas la formation, et inversement. Il ne remplace pas non plus la vérification d'un organisme accrédité ni l'audit d'un organisme de certification, que nous ne réalisons pas. Les deux prestations se combinent dans un même plan lorsque l'échéance le justifie.
L'assistance technique d'Optédif est-elle un prêt de personnel ?
Non, c'est une mission de prestation de services, définie par un lot de livrables, une échéance et une recette, au forfait ou en récurrent lorsque le lot revient régulièrement. Sur le thème Gestion des prestataires, le devis décrit ce que nous livrons, à quelle date et selon quels critères vous acceptez chaque livrable. Nos intervenants travaillent sous la responsabilité et l'encadrement d'Optédif, qui reste votre interlocuteur et rend compte à chaque échéance : nous ne dirigeons pas vos équipes et vous ne dirigez pas les nôtres. Vos données de conception restent confidentielles, un accord de confidentialité est signé avant le démarrage, et la propriété intellectuelle des livrables est fixée par contrat.
Demander un devis
Indiquez le site, les équipes concernées et l'échéance : nous revenons vers vous sous 48 h ouvrées avec un cadrage et un devis.
Les autres types de prestation sur le thème Gestion des prestataires
- Conseil en organisation de la sous-traitance d'études (Gestion des prestataires)
- Cahiers des charges, grilles de choix et plans de suivi de prestataires (Gestion des prestataires)
- Accompagnement par séances et revues d'un chef de projet ou d'un acheteur technique (Gestion des prestataires)
- Tableaux de suivi, comptes rendus et projets de recette de prestataires en assistance technique (Gestion des prestataires)
- Mettre en place le pilotage des prestataires